Техзадание «Автоматизация проходной», набросок

Автор снимка: Vyacheslav Bukharov. CC BY-SA 4.0

Это набросок технического задания. Он дает общее представление, какие разделы и подразделы могут быть в техническом задании.

Реквизиты

Версия

0.1.3

Автор

Максим Ш.

Назначение

Автоматизация прохождения посетителей в компанию.

Изменения от предыдущей версии

По сравнению с предыдущей версией 0.1.2 добавлены:

• раздел "Глоссарий"
• ссылка на закон о персональных данных

Изменения с другими версиями этого ТЗ смотрите через Diff.

Согласования

Список согласования

ФИО	Дата	Статус
Иванов И.И	2023-12-24	Согласовано
Петрова П.П.	2023-12-18	Согласовано
Сидиров С.С.	?	?

Глоссарий

Термин	Полная форма
Гость	Посетитель компании из внешней организации
Допуск	Бумага или страница с разрешением на допуск Гостя в отдел компании. Допуск создается сотрудником отдела, куда направляется Гость. Допуск действует только после подписания начальником отдела.
Компания	Компания, заказавшая автоматизацию проходной
Начальник отдела	Начальник одного из отделов компании
Сотрудник	Сотрудник компании. Работает в одном из отделов компании
Организация	Внешняя организация, которая имеет дело с предприятием
Отдел	Отдел компании, куда хочет придти Гость
Охранник	Охранник, пропускающий Гостей
Проходная	Проходная компании
...

Диаграмма классов с использованием терминов из Глоссария:

Цель проекта

As-is

В компанию хочет придти Гость из другой организации. Он планирует посетить один из отделов компании. Процесс допуска на сегодня организован так.

Шаг 1. Гость:

• созванивается с отделом компании, куда он хочет придти
• сообщает ФИО, свои паспортные данные и цель прихода.

Шаг 2. В отделе компании:

• сотрудник отдела создает в двух экземплярах письменной допуск чужого сотрудника в отдел
• начальник отдела подписывает оба экземпляра допуска
• оба экземпляра допуска передаются в проходную.

Шаг 3. В проходной компании:

• один допуск кладется в папку с названием организации на полку "Внешние организации"
• другая копия допуска кладется в папку с названием отдела на полку "Наши отделы"
• когда приходит Гость, он называет свою организацию или отдел, который создавал заявку на пропуск
• охранник находит нужную папку на полке "Внешние организации" или "Наши отделы"
• если внутри папки найден действующий допуск, то Гость пропускается в компанию.

<Диаграмма последовательности с 4-мя актерами - Гость, Сотрудник, Начальник отдела, Охранник>

To-be

В роли сотрудника компании
Нужно автоматизировать прохождение Гостей
Чтобы ускорить процесс и избавиться от вороха бумажек.

Интерфейс

Заявка сотрудника на допуск Гостя

HTML-макет заявки (вы можете заполнять поля и щелкать по кнопкам):

Поля, помеченные звездочкой, обязательны для заполнения

О Госте:

Фамилия *:

Имя *:

Отчество (если есть):

Серия и номер паспорта (или водительских прав) *:

Мобильный (если есть):

Из организации *:

Цель визита *:

Когда ждать Гостя:

Дата посещения *:

Приход в *:

Уход в *:

Комментарий сотрудника к заявке

Для начальника отдела:

Для охранника:

Список заявок на визирование для руководителя

<Здесь HTML-макет [в работе] страницы со списком Гостей, которые должны придти в отдел. У каждого Гостя руководитель отдела может поставить галочку "Согласовано". Вверху есть кнопка "Отметить все заявки. Внизу кнопка "Согласовано для отмеченных заявок".>

Фронт для охранника

Приход Гостя:

<HTML-макет [в работе] страницы, где охранник может найти заявку на пришедшего Гостя. Поле поиска для ввода ФИО или данных паспорта или названия отдела и кнопка "Искать">

<HTML-макет [в работе] результатов поиска, где перечислены все Гости сегодняшнего дня, соответствующие запросу на поиск. За исключением Гостей, которые уже пришли в компанию. Если Гость не найден, то охранник может повторить поиск с другими данными. Если Гость найден, то охранник щелкает по строчке с ФИО Гостя и попадает на страницу согласования заявки Гостя.>

<HTML-макет [в работе] заявки Гостя, которую видит охранник при заходе Гостя. Указана вся информация по Гостю из заявки, кроме комментария сотрудника отдела для начальника отдела. Внизу кнопка "Гость прошел". При нажатии на кнопку в заявке на допуск ставится пометка времени, когда пришел Гость>

Уход Гостя:

<HTML-макет [в работе] страницы, где охранник может найти заявку на уходящего Гостя. Поле поиска для ввода ФИО или данных паспорта или названия отдела и кнопка "Искать">

<HTML-макет [в работе] результатов поиска, где перечислены все Гости сегодняшнего дня, соответствующие запросу на поиск и уже прошедшие проходную. Если Гость не найден, то охранник может повторить поиск с другими данными. Если Гость найден, то охранник щелкает по строчке с ФИО Гостя и попадает на страницу согласования заявки Гостя.>

<HTML-макет [в работе] заявки Гостя, которую видит охранник при уходе Гостя. Указана вся информация по Гостю из заявки, кроме комментария сотрудника отдела для начальника отдела. Внизу кнопка "Гость ушел". При нажатии на кнопку в заявке на допуск ставится пометка времени, когда ушел Гость>

Статистика для администратора

<HTML-макет [в работе] со списком всех заявок на сегодняшний день. У каждой заявки указывается статус Гостя - еще не пришел, пришел, ушел. Можно сортировать заявки по статусу, по отделам. Показывается администратору>

Алгоритмы

Пунктуальность Гостя

<Схема BPMN [в работе].

Пропуск пришедшего Гостя:

• если до момента согласованного входа в компанию еще больше 30 минут времени, то Гостю предлагается подождать
• если Гость пришел заранее от 0 до 30 минут, то пропустить
• если Гость опоздал, то пропустить если до конца согласованного времени визита осталось не менее 30 минут.

Поиск "зависших" в компании Гостей. Если Гость еще не ушел, а:

• истекло время ухода и 30 минут сверх, то посылается сообщение охраннику. Охранник созванивается с сотрудником подавшим заявку на Гостя и просит ускорить его уход или продлить пропуск (для продления не требуется согласования с начальником отдела)
• истекло время ухода и 1 час сверх, то посылается сообщение охраннику. Он организует поиски и удаление Гостя за пределы территории
• когда закончился рабочий день в компании, то охраннику посылается список пришедших Гостей, еще не ушедших с территории компании. Охранник организует их поиски и удаление за пределы территории компании.

>

БД

<Диаграмма базы данных с четырьмя таблицами и зависимостями между ними [в работе].

• Данные пользователя
• Поля в заявке:
  • дата и время предполагаемого прихода/ухода
  • комментарии
  • статус заявки: на согласовании, согласовано, Гость не пришел, Гость прошел проходную, Гость ушел
  • время реального прихода и время реального ухода
• Список отделов компании
• Список внешних организаций

>

Внешние ссылки

• Федеральный закон «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ
  http://letters.kremlin.ru/info-service/acts/9

Оговорка

Данное техническое задание:

• было набросано в выходные исключительно в демонстрационных целях
• не является полноценным техническим заданием.

В реальной жизни один лишь сбор требований для ТЗ «Автоматизация проходной» и согласование их с заказчиком для может занять несколько месяцев.

Требования от внутренних источников заказчика

Есть еще множество требований, которые могут запросить из своего опыта сотрудники заказчика:

• требования безопасников
• требования пожарников - включение гостей в пожарную сводку (в случае возгорания пожарники хотят знать сколько всего людей находится на территории предприятия)
• требование моментального пропуска от посетителей, бряцающих оружием - полиция, ФСБ, приставы,...
• проверка посетителей на поддельные паспорта
• проверка посетителей на прививки
• ...

Дополнительные функции от внешних источников

Также можно поискать дополнительные функции автоматизации проходной среди источников вне компании заказчика.

Источник 1. Гугл

Задача типичная. В Интернет нужно почитать статьи о том, как другие IT-специалисты решали проблему автоматизации проходной.

Одна из статей, "Выбираем систему для автоматизации проходной":
https://www.umx.ru/about-company/article/avtomatizirovannaya-prohodnaya/

Искать нужно не только на русскоязычных сайтах, но и на англоязычных.

Источник 2. Программы/сервисы конкурентов

Поискать готовые IT-решения по автоматизации проходной. Как на русском языке, так и от международных компаний. Ознакомиться с ними в демонстрационном режиме.

В чужих готовых решениях можно найти много интересных функций и идей по автоматизации проходной.

Источник 3. Консультации от специалистов по автоматизации проходной

Иногда есть смысл оплатить консультацию чужих системных аналитиков, которые решали похожую задачу по автоматизации проходной. В отличие от статей и изучения софта, во время консультации можно:

• услышать многое, что не напишут в статье
• задать вопросы
• рассказать о своем проекте и получит советы.

User story vs user case

Есть два подхода к генерации user case:

• традиционно считается, что роль аналитика состоит лишь реализации требований от заинтересованных лиц и законодательства. User story (требования) один в один преобразуются в user case (функции которые должны реализовать разработчики). Так работают, например, индийцы
• опытный аналитик может пойти дальше. Он предлагает заказчику еще интересный функционал найденный во внешних источниках и в своем предыдущем опыте. По сути, аналитик сам становится генератором функционала.

Приведу пару примеров из своей практики. В них заказчики принимали мои предложения и проекты поднимались совершенно на другой уровень.

"Квантовый анализ будущего в инвестициях, рисках, кредитах, страховании,..."
https://www.maxreform.ru/quantum-analysis

"Как нанять IT-талант за 1 день"
https://www.maxreform.ru/it-rekruting

Изначально заказчики не ставили подобные задачи. Но они горячо приветствовали, когда я как системный аналитик:

• свободно выходил за рамки пожеланий заказчиков.
• предлагал добавить интересный функционал о котором заказчик даже не мог мечтать.